በቃለ ምልልሱ መግቢያ ላይ ጸሐፊው የሚከተሉትን ይገልጻል።
መልሱ፡-
- የስብሰባ ርዕስ.
- የስብሰባው ጊዜ እና ቦታ.
- የእሱ ተሳታፊዎች.
- ይቅርታ ጠያቂው እና የሌሉት።
የስብሰባ ደቂቃዎች መግቢያ የመዝገብ አያያዝ ሂደት አስፈላጊ አካል ነው።
በጸሐፊው የተጻፈ ሲሆን እንደ መልሱ, የስብሰባው ርዕስ, የስብሰባው ጊዜ እና ቦታ እና ተሳታፊዎች ያሉ ዝርዝሮችን ያካትታል.
ስብሰባው የተካሄደበት ተቋም ወይም ክፍል ስም በቃለ ጉባኤው በላይኛው ቀኝ በኩል ተጽፏል።
ከዚያ በኋላ የመዝገቡ ርዕስ ይከተላል.
የቃለ-ጉባኤው አካል በስብሰባው ወቅት ስለተነሱት ውሳኔዎች ፣የተሰጡ ጥቆማዎች እና የውሳኔ ሃሳቦች እና ቃለ-ጉባኤዎች ዝርዝር መረጃ ይዟል።
የስብሰባ ተሳታፊዎች አስተዋጾ እንዲመዘገብ መመዝገብ አለበት።
በመጨረሻም, በቀረበው መረጃ መሰረት በተወያየው መሰረት አስፈላጊውን እርምጃ መወሰን አለበት.
የኩባንያውን ቃለ-መቅዳት በቦርድ ስብሰባዎች ላይ ብቻ ሳይሆን በሌሎች ኦፊሴላዊ ስብሰባዎች ላይም እንዲሁ ሁሉም ኦፊሴላዊ መዝገቦች መመዝገብ አለባቸው።
